טיפים לאירוע מוצלח

מלאכת הארגון של כל אירוע מורכבת ומגוונת : החל מבחירת מקום, עיצוב

המקום, הזמנות ועד לבחירת האוכל המוגש באירוע. עם השנים למדתי

את חשיבות התכנון המוקדם לכל אירוח ותשומת הלב הנדרשת לפרטים

הקטנים והגדולים לטובת אירוע מוצלח.

להלן מספר טיפים שיעזרו לכם לתכנן ולהפיק אירוע מהנה ומוצלח:

 

שאלות שיש לשאול 

לפני שמתחילים בתכנון כל אירוע, להלן מספר שאלות שהתשובות

תסייענה לכם בתכנון האירוע :

1. האם מדובר באירוע משפחתי, חברתי או עסקי? 

2. מהו מספר המשתתפים ומה טווח הגילאים?

3. היכן מתקיים האירוע- בפנים או בחוץ?

4. מהו סגנון האירוח? אירוע בופה, ישיבה סביב שולחנות או קוקטייל?

תאריך האירוע 

לפני שאתם קובעים תאריך לאירוע, בדקו היטב ביומן שמועד האירוע

לא נופל על תאריך משמעותי או בעייתי לכם ולמוזמנים.

Save the date 

ברגע שהחלטתם על תאריך האירוע, מומלץ לשלוח "טרום הזמנה"

המאפשרת למוזמנים לשריין את תאריך האירוע וליידע אותם כי

היום הנבחר שמור רק לכם.

הזמנה

אירוח מוצלח מתחיל מהזמנה אישית. כולם אוהבים לקבל הזמנה

אישית ומעוצבת (ניתן גם במייל או בהודעה טלפונית).

שלחו הזמנה גם אם דיברתם עם המוזמנים בטלפון.

את ההזמנה יש לשלוח שלושה שבועות מראש ועל המוזמנים

לאשר תוך 48-72 שעות מקבלת ההזמנה. במידה ולא חזרו

אליכם, מקובל להתקשר ולשאול האם ההזמנה התקבלה וכמה

מהם מגיעים.

ציפיות 

הגדירו ציפיות מול בעלי המקצוע ושתפו ברצונותיכם ובכל אשר

עולה בדעתכם, הפרטים הקטנים הם אלו העושים את ההבדל…

סיור מקדים 

יש לקיים סיור מקדים בשטח האירוע עם חברת הקייטרינג :

להגדיר את שטח האירוע והיכן ממקמים כל דבר, אזור העבודה

של חברת הקייטרינג, מפרט חשמל לטובת האירוע וכו'.

סגירת חוזה 

וודאו כי כל הפינות סגורות לגבי כל דבר אפשרי מול חברת

הקייטרינג ובעלי מקצוע השונים ורשמו הכל בהסכם מסודר.

מקום האירוע

יש להתאים את מקום האירוע לסוג האירוע ולעונת השנה

ואת חלל האירוע לכמות המוזמנים.

מזג אויר

במידה ואתם מקיימים אירוע בחודשי הקיץ החמים והחלטתם

לערוך אותו בגינת הבית או במקום חיצוני יש לחשוב על

הצללה באזורי הישיבה, מצננים או מאווררים שקטים

וריסוס במידת הצורך. 

אסתטיקה וניקיון

אסתטיקה וניקיון הם חלק בלתי נפרד מהאווירה ומהצלחת האירוע:

מומלץ להגדיר מי אחראי על הניקיון במהלך ובסיום האירוע,

להקצות אזור לטובת פינוי הכלים והפסולת ואנשי צוות לטובת העניין.

תאורה איכותית

תאורה איכותית ומוקפדת תתרום לאווירת האירוע ולמידת הצלחתו.

מוזיקה

מוזיקת רקע ניטרלית היא חלק בלי נפרד מאירוע מוצלח.

פרחים

שלבו פרחים כחלק מהעיצוב שלכם. רצוי לקנות פרחים טריים.

התאימו את סוגי הפרחים לקו העיצובי שבחרתם. רצוי שגובה

הפרחים לא יסתיר את הסועדים משני צדדי השולחן.

עיצוב

בחרו לכם את הקונספט, את הצבעים וחומרי הגלם ועצבו לכם

את האירוח שלכם.

נגיעה אישית

שי לכל סועד כחלק מעיצוב יכול להיות גם מתנה אישית למזכרת.

האוכל

האוכל המוגש באירוע הוא מרכיב חשוב המעיד על איכות ורמת

האירוע .

חשוב מאוד שקהל מוזמנים ייהנה מאוכל איכותי ברמה גבוה,

יחד עם צורת הגשה מכובדת.

בבחירת הרכב המנות נסו לשלב מנות אשר ייענו על מגוון רחב של

העדפות האורחים, באופן זה כל מוזמן יוכל למצוא מנה לטעמו.

כאשר מרכיבים תפריט חשוב לשלב מנות לילדים.

במידה ומודבר בהגשת בופה ממומלץ לבקש הגשה אישית באמצעות

מלצר לבני הגיל השלישי.

כמו מנות יש להזמין ?

למרות שאתם מבקשים אישורי הגעה, כשאתם מבצעים את ההזמנה

מהקייטרינג עליכם להזמין מנות בכמות של 10% יותר מכמות האנשים

שאישרו, בהרבה אירועים "פתאום" מופיעים אורחים שלא אישרו את

הגעתם.. ואני אומרת שעדיף להיות בצד הבטוח.

הטיפ הכי חשוב 

עשו את כל ההכנות האחרונות לפני האירוע ובלי לחץ, בקשו עזרה

במידת הצורך ממשפחה וחברים קרובים וביום האירוע שלכם –

תהיו אורחים באירוע שלכם, תחגגו ותיהנו !!!

תחגגו ותיהנו !!

קידום אתרים אורגני קידום אתרים אורגני