טיפים לאירוע מוצלח
מלאכת הארגון של כל אירוע מורכבת ומגוונת : החל מבחירת מקום, עיצוב המקום, הזמנות ועד לבחירת האוכל המוגש באירוע.
עם השנים למדתי את חשיבות התכנון המוקדם לכל אירוע ועד כמה חשוב לתת את הדעת על הפרטים הקטנים והגדולים לטובת אירוע מוצלח.
להלן מספר טיפים שיעזרו לכם לתכנן ולהפיק אירוע מהנה ומוצלח:
לפני שמתחילים בתכנון כל אירוע, להלן מספר שאלות שהתשובות עליהן תסייענה לכם בתכנון האירוע :
1. האם מדובר באירוע משפחתי, חברתי או עסקי?
2. מהו מספר המשתתפים ומה טווח הגילאים?
3. היכן מתקיים האירוע- בפנים או בחוץ?
4. מהו סגנון האירוח? אירוע בופה, ישיבה סביב שולחנות או קוקטייל?
5.תפריט חלבי / טבעוני / בשרי / ללא גלוטן ?
6.איך אתם מדמיינים את האירוע שלכם?
תאריך האירוע
לפני שאתם קובעים תאריך לאירוע, בדקו היטב ביומן שמועד האירוע לא נופל על תאריך משמעותי או בעייתי.
Save the date
ברגע שהחלטתם על תאריך האירוע, מומלץ לשלוח "טרום הזמנה" ע"מ לעדכן את האורחים שלכם. עשו וידויי הגעה בטווח של עד שבועיים מיום האירוע.
ציפיות
הגדירו ציפיות מול בעלי המקצוע ושתפו ברצונותיכם ובכל אשר עולה בדעתכם, הפרטים הקטנים הם אלו העושים את ההבדל…
סיור מקדים
מומלץ ואף חובה לקיים סיור מקדים בשטח האירוע עם חברת הקייטרינג : להגדיר את שטח האירוע והיכן ממקמים כל דבר, אזור העבודה של חברת הקייטרינג, מפרט חשמל לטובת האירוע , תאורה וכו'.
הסכם מסודר
וודאו כי כל הפינות סגורות לגבי כל דבר אפשרי מול חברת הקייטרינג ובעלי מקצוע השונים ורשמו הכל בהסכם מסודר.
ביטוח
וודאו כי לחברת הקייטרינג יש ביטוח לעסק.
מקום האירוע
יש להתאים את מקום האירוע לסוג האירוע ולעונת השנה ואת חלל האירוע לכמות המוזמנים.
בטיחות באירוע
וודאו כי שטח האירוע מסודר ותיקני לטובת אירוע בטוח.
מזג אויר
במידה ואתם מקיימים אירוע בחודשי הקיץ החמים והחלטתם לערוך אותו בגינת הבית או במקום חיצוני יש לחשוב על הצללה באזורי הישיבה, מצננים או מאווררים שקטים וריסוס במידת הצורך.
מה נדרש לטובת האירוע ?
מתחם עבודה, תנור, מקרר, פחים, נקודות חשמל וכו'
אסתטיקה וניקיון
אסתטיקה וניקיון הם חלק בלתי נפרד מהאווירה ומהצלחת האירוע ולכן היערכו עם אנשי צוות לטובת העניין.
תאורה איכותית
תאורה איכותית ומוקפדת תתרום לאווירת האירוע ולמידת הצלחתו.
מוזיקה
מוזיקת רקע ניטרלית היא חלק בלי נפרד מאירוע מוצלח. צרו פלייליסט שאתם אוהבים כזה שאין פרסומות ברקע.
צלם
תעדו את האירוע שלכם.
עיצוב
בחרו לכם את הקונספט, את הצבעים וחומרי הגלם ועצבו את האירוע בהתאם.
פרחים, עציצים, בלונים וכו'
שלבו פרחים, עציצים, בלונים, נרות או כל דבר שבא לכם בעיצוב האירוע שלכם.
נגיעה אישית
שי לכל סועד כחלק מעיצוב יכול להיות גם מתנה אישית למזכרת.
האוכל
האוכל המוגש באירוע הוא מרכיב חשוב המעיד על איכות ורמת האירוע . חשוב מאוד שקהל מוזמנים ייהנה מאוכל איכותי ברמה גבוה, יחד עם צורת הגשה מכובדת. בבחירת הרכב המנות נסו לשלב מנות אשר ייענו על מגוון רחב של העדפות האורחים, באופן זה כל מוזמן יוכל למצוא מנה לטעמו. כאשר מרכיבים תפריט חשוב לשלב מנות לילדים ומנות ללא גלוטן.
כמה מנות יש להזמין ?
למרות שאתם מבקשים אישורי הגעה, כשאתם מבצעים את ההזמנה מהקייטרינג עליכם להזמין מנות בכמות של 10% יותר מכמות האנשים שאישרו, בהרבה אירועים "פתאום" מופיעים אורחים שלא אישרו את הגעתם.. ואני אומרת שעדיף להיות בצד הבטוח.
ישיבה באירוע
גם אם החלטתם על ישיבה גבוה בסגנון שולחנות בר או פינות ישיבה נמוכות ממליצה להערך עם ישיבה סביב שולחנות סטנדרטיים וכסאות נוחים לאורחים המבוגרים.
הטיפ הכי חשוב
עשו את כל ההכנות האחרונות לפני האירוע ובלי לחץ, בקשו עזרה במידת הצורך ממשפחה וחברים קרובים וביום האירוע שלכם – תהיו אורחים באירוע שלכם, תחגגו ותיהנו !!!